Publicado em 19 de agosto de 2025  |  Atualizado

Resumo executivo

Este conteúdo foi pensado para destinatários pessoas físicas e jurídicas que receberam uma notificação de retenção de mercadoria pela Receita Federal, Correios ou transportadoras privadas. Explicamos as etapas práticas para identificação do motivo, como reunir a documentação necessária, cálculo de tributos e taxas, canais de atendimento e estratégias para acelerar a liberação sem gerar riscos ou custos desnecessários.

Índice

  1. Como identificar por que sua encomenda foi retida
  2. Documentos essenciais para liberação
  3. Tributos, taxas e como calcular o custo
  4. Prazos e prorrogações
  5. Passo a passo prático para liberar a encomenda
  6. Recursos e canais de contestação
  7. Casos especiais (amostras, presentes, peças sobressalentes)
  8. Como evitar retenções futuras

1. Como identificar por que sua encomenda foi retida

Existem motivos recorrentes que explicam a retenção de uma encomenda: falta de documentação (nota fiscal, fatura comercial); classificação fiscal incorreta; suspeita de subfaturamento; envio de itens proibidos ou restritos; divergência entre o conteúdo declarado e o real; ausência de poderes aduaneiros para o despacho (quando feito por terceiros). A notificação geralmente é enviada por e-mail, SMS ou aviso físico da transportadora. Leia a comunicação com atenção e anote códigos, números de processo e prazos.

2. Documentos essenciais para liberação

Separe desde já:

  • Fatura comercial / invoice detalhada (valor unitário, quantidade, descrição clara dos itens).
  • Comprovante de pagamento (quando aplicável).
  • Nota fiscal de importação ou documento fiscal equivalente.
  • Procuração simples ou contrato de prestação de serviços com a transportadora, se alguém for atuar em seu nome.
  • Documentos pessoais (CPF/CNPJ do destinatário, comprovante de endereço).

3. Tributos e taxas: como calcular

Para encomendas internacionais, tributos comuns incluem Imposto de Importação (quando aplicável), ICMS (varia por estado), PIS/COFINS e taxas administrativas dos Correios ou transportadoras. A base de cálculo costuma ser o valor aduaneiro (valor da mercadoria + frete + seguro). Recomendamos obter uma simulação formal junto ao despachante aduaneiro ou usar a tabela de referência da transportadora para evitar surpresas.

4. Prazos e prorrogações

Os prazos legais variam conforme órgão e tipo de procedimento. Em muitos casos, existe um prazo inicial para apresentação de documentos, após o qual multas ou procedimentos de devolução podem ser iniciados. Mantenha comprovantes e protocolos de atendimento; em casos mais complexos, solicite formalmente prorrogação ou abertura de processo administrativo.

5. Passo a passo prático para liberar a encomenda

  1. Identifique o órgão responsável (Receita Federal, Correios, transportadora internacional).
  2. Reúna documentos solicitados, preferencialmente em formato digital e em PDF.
  3. Envie a documentação pelo canal indicado na notificação e guarde o protocolo.
  4. Se houver divergência de valores, apresente comprovantes de compra e pagamento.
  5. Se necessário, contrate um despachante aduaneiro — avalie custo-benefício conforme valor da mercadoria.
  6. Monitore o processo e esteja preparado para pagar tributos e taxas assim que calculados.

6. Recursos e canais de contestação

Existem instâncias administrativas para contestar autuações e questionar valores declarados. Procure inicialmente o atendimento da transportadora; se não houver solução, acione a unidade regional da Receita Federal e, em último caso, prepare recurso administrativo ou ação judicial com o apoio de advogado especializado.

7. Casos especiais

Itens em amostra, presentes ou peças sobressalentes podem ter tratamento diferenciado. Em geral, notas claras e documentação que comprove isenção ou finalidade comercial ajudam. Para remessas com fins médicos ou equipamentos sob regimes especiais, anteceda o envio com homologações necessárias.

8. Como evitar retenções futuras

  • Descreva itens com riqueza de detalhes na invoice.
  • Declare valores reais e acrescente frete/seguro corretamente.
  • Considere uso de transportadoras com serviços de desembaraço já inclusos.
  • Se for pessoa jurídica, emita nota fiscal de entrada quando possível.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora para liberar uma encomenda?

Depende do motivo da retenção e da agilidade na apresentação de documentos. Pode variar de alguns dias a várias semanas. Fornecer documentação correta e pronta reduz muito o tempo.

Posso nomear alguém para retirar a mercadoria?

Sim. Procure a transportadora para saber os requisitos formais (procuração, documentos). Em geral, é necessário documento original e/ou procuração com firma reconhecida dependendo do caso.

Posso recusar a mercadoria e pedir reembolso?

Em certas situações a devolução é possível, mas custos de retorno e taxas podem ser cobrados. Analise o custo-benefício antes de optar pela devolução.